Eres Camila Ferreyra-Ocampo, analista principal del equipo de planificación de ventas y operaciones (S&OP) de Helio Verde Beverages. El libro maestro de ventas, que en buena parte construiste tú, acaba de tardar seis minutos en abrirse, y la directora financiera está al teléfono con una sola pregunta: ¿qué es exactamente lo que lo frena? Lo que nombres es en lo que la empresa gastará primero.
La situación
Helio Verde, la división de refrescos de un grupo de consumo, factura unos 380 millones de euros y sirve a unas 14.000 cuentas minoristas, desde cadenas de supermercados hasta tiendas de barrio: unos 4 millones de líneas de pedido al año. El equipo de S&OP guarda los últimos cuatro meses, cerca de 1,4 millones de líneas, en un único libro compartido por SharePoint, en el que trabajan a la vez 12 analistas. Como una hoja se detiene en 1.048.576 filas, el archivo está repartido en varias hojas cosidas con búsquedas. De él salen los retornos de las promociones, las previsiones de volumen y las explicaciones de la directora financiera cuando un trimestre no llega al plan.
La semana pasada se filtró un memorando del director de S&OP con las cifras: el archivo tarda 6 min 12 s en abrirse en los portátiles de 16 GB y 9 min 40 s en los de 8 GB. Una suma condicional sobre todo el archivo tarda 38 segundos la primera vez y 11 al recalcular; una tabla dinámica, 70 segundos en actualizarse. Y se cuelga unas dos veces por semana, casi siempre por la tarde, cuando los doce lo tienen abierto.
La directora financiera, Inés Garrido-Lobos, no firmará el informe del segundo trimestre al consejo hasta que alguien pueda defender sus números, y el consejo se reúne el 23 de abril para decidir si se abandona la hoja de cálculo. Un arquitecto de bases de datos externo revisará cada respuesta tuya. Tecnología espera saber qué comprar.