Eres Marisol Achával-Rendón, directora de procesos de negocio de Helio Verde Beverages, la mayor embotelladora de refrescos de Costaria. Tienes cinco días para escribir el diseño de un sistema integrado de gestión de 8 millones de pesos costarienses, y la primera línea vence esta mañana: cuánto de ese dinero va a los datos antes de que arranque un solo módulo.
La situación
Helio Verde tiene 1.600 empleados, dos plantas embotelladoras y cerca del 44% del volumen de refrescos con gas del país, todo en una sola sociedad. Funciona con cuatro sistemas: una aplicación propia de pedidos de finales de los 2000, un paquete de fabricación e inventario de 2014, la contabilidad de 2016 y la nómina de 2019. Se pasan los datos con ficheros nocturnos, exportaciones a hojas de cálculo y tecleo a mano, y cada uno guarda su propia versión de clientes, proveedores y materiales.
El memorando del director de operaciones, Gonzalo Iturbe-Saldías, fue directo: el cierre de mes tarda nueve días, el inventario está mal en torno a un 8% y los vendedores venden a crédito con una visión del saldo del cliente que puede tener 48 horas. Tres analistas de finanzas dedican casi toda la semana a cuadrar los sistemas, y saber la rentabilidad por producto, cliente, canal y semana cuesta dos semanas de hojas de cálculo.
El consejo aprobó 8 millones de pesos (CO$). El integrador ha presupuestado un arranque único a los 14 meses o un despliegue por fases en 24, y nadie ha fijado aún cuánto irá a formación y adopción. El director comercial quiere arrancar cuanto antes; el socio del integrador, cuya firma factura más con el plan largo, pide no alejarse del estándar. La primera pregunta de Iturbe-Saldías es cuánto destinar a los datos maestros, empezando tres meses antes del programa: el 2% (CO$ 160.000), el 8% (CO$ 640.000) o el 20% (CO$ 1,6 millones). El 21 de mayo pedirá al consejo que firme el contrato.