Eres Nadia Brennan, productora sénior de una pequeña agencia de eventos de Austin, Texas, y produces HelioConnect, el congreso anual de clientes de Helio Labs. Dentro de sesenta y cuatro días llegan 600 personas para tres jornadas. Antes de las 5 de la tarde del miércoles tienes que firmar la sede, el contrato alrededor del cual tendrá que caber todo lo demás.
La situación
Helio Labs, una empresa de software de 280 personas que crece un 42% al año, te ha dado 740.000 US$ para HelioConnect. Unos 95.000 US$ ya están comprometidos en costes fijos: plataforma de registro, personal, señalización, seguridad y seguros. Su directora de marketing, Priya Raman, ha prometido al consejo un congreso más grande por menos dinero, y el director financiero quiere un coste por asistente de entre 900 y 1.100 US$. El año pasado fue de 1.233 US$.
Repetir lo del año pasado ya no da los números: el mismo hotel de lujo del centro (460.000 US$ por habitaciones, comida y salas), la misma empresa audiovisual nacional (215.000 US$), el ponente estrella, Marcus Thorne (75.000 US$), y los costes fijos suman unos 845.000 US$ antes de vender una sola entrada. Sobre la mesa hay otras dos sedes: un hotel de gama media en el centro por 380.000 US$, y el centro de convenciones de Austin con un hotel asociado por 255.000 US$, con lanzaderas entre ambos y un ambiente menos cuidado.
Catorce patrocinadores deberían aportar 185.000 US$, y han pagado por un evento cuidado. Este año las renovaciones de patrocinio del sector han caído un 15%, y los patrocinadores que puntúan un evento por debajo de 7,5 sobre 10 renuevan mucho menos. La reserva que el hotel del año pasado mantiene sobre las fechas de junio caduca el miércoles a las 5, la misma hora a la que Raman espera tu presupuesto.